desknet’s 500~600アカウントの大規模移行もスムーズに完了

会社のご紹介

中四国地方を中心とした総合教育グループ

穴吹カレッジグループは中四国地方にある14の専門学校を中心に高等学校、専門職短期大学を運営する組織です。通信生・留学生も含め学生数は現在約4,900名に上り、開校から現在まで、約39,000名の卒業生が、地域の企業や病院などで活躍しています。
上記のような教育関連事業を主要事業とし、その他IT開発や社会人教育、学習塾、車の中古パーツを扱うフランチャイズも行っています。

 

サービス導入前の課題

バージョンが古く、UI周りなどで様々な不具合が発生
データ容量300GBファイル数100万以上と大規模移行で移行が困難

以前より、社内ではdesknet’s のパッケージ版を利用していました。
当時はdesknet’sのV3.5という古いバージョンを使っていましたが、UI周りなどで様々な不具合が発生したこともありバージョンアップが急務となっていました。

しかし、当時利用していたサーバー会社との契約内容上バージョンアップが非常に難しい状態でした。データセンターの仮想環境でdesknet’sを運用していたのですが、ディスク容量を一度増やすとその容量での課金が継続されるため、バージョンアップ作業のために、容易に一時的に容量を増やすということができませんでした。
そのため、バージョンアップには別のサーバー領域を確保しデータ移行した後、再契約を行うという段取りが必要になります。そうなると、バージョンアップには新規導入するぐらいのコストがかかることがわかり、他社移行を検討し始めました。

とはいえ長くdesknet’sを使っていた関係上、データ容量が300GB、ファイル数は100万を超えています。移行先を探しても、なかなかお受けいただけるところが見つからない状況でした。

そんな折、カゴヤさまのサービスを見て、desknet’s NEOの専用サーバーを知り、「カゴヤさまのサービスなら大丈夫だろう」ということで、desknet’s NEO専用サーバーの検討に入った経緯があります。

 

KAGOYA のサービスを選んだ理由

以前よりサービスを利用し、信頼していた

まずカゴヤさまへの信頼感と安心がすでにあった、というのが大きいと思います。
desknet’sの導入以前に、カゴヤさまの専用サーバーを利用して全社分のWebサーバー・メールサーバーの移行を無事に終了させておりました。
移行の経緯としては、以前利用していたNTTスマートコネクトのマネージド仮想専用サーバーのサービス終了に伴い、カゴヤさまをご紹介いただきました。その際他社も検討しましたが、サービス面・コスト面ともにクリアしており要望に対応いただけるため依頼を決めました。

ご要望

• 学校系メールac.jpと会社系メールgr.jpを全員が両方持っており、双方の送受信や、desknet’s でしか送受信できないよう制御しているためその対応が可能か
• 全40程度のドメインの短期間移行

選定・データ移行に際して、当時はかなり細かい質問を多数させていただきましたが、すべてしっかりと最後までご回答いただき、数回のやり取りでとても信頼できました。移行の体制ややり方なども確立されており、手慣れていらっしゃったので安心感のある印象がありました。その際の対応が素晴らしく、安心してお任せしていました。
また、メールサーバーの移行もユーザー数500程度と大きかったのですが、非常にスムーズに移行できました。

大規模な移行が可能で柔軟な対応

当社の場合、desknet’s を使っているユーザー数は500～600と多く、データ容量が300GBでファイル数が100万を超えるなど大規模な移行で、他社も探しましたがこの規模での移行をお受けいただけるところがなかなか見つかりませんでした。
また、desknet’sの移行は、休日にサーバーを3日間止めての作業となりました。カゴヤさまも休日の対応となりますが、そのような要求にも快く応じていただけたのは大変助かりました。事前の会議やリハーサルの段階でも、段取り良く、完ぺきな体制で移行作業を対応いただけることが分かったので、安心してお任せできました。

他社と比べコストを大幅に節約できた

desknet’s のサーバーの運用費に関しては、移行前は月20万円程かかっていました。それが移行後 desknet’s NEO専用サーバーでは、バックアップも含め月額3万円程になったのです。移行前のサービスが高過ぎたというのはありますが、移行前とは比較にならない程コストを節約できています。
 

再販が可能

選定理由として、再販が可能であった部分も大きなメリットになっています。
 
当社は学校組織なので、一旦学校で支払ったものを、グループ会社へ請求するとなると、収益事業という別会計にする必要があり、煩雑な対応が発生します。
他社でも再販は可能でしたが、再販契約に際して別法人は別契約にする必要があるなどとても細かい再販契約の縛りがありました。
 
カゴヤ様の場合には、その点もクリアしていたため、グループ会社の穴吹カレッジサービスで契約し、そこから各法人に請求できるようになりました。会社で事業として実施することで煩雑な請求作業が簡略化され、 結果、請求業務にかかる人件費を大幅に減らすことができました。

 

移行作業について

細かい点まで丁寧にサポートいただき
移行作業も大きな問題なくスムーズに完了しました

移行に関しては前年の12月くらいから相談をさせていただき、翌年のゴールデンウィークに作業を行うというスケジュールで実行しました。その間に非常に多くの工程があり、ぎりぎりのスケジュールではあったのですが、リハーサル含めコミュニケーションも円滑に進み、移行作業がスムーズに完了して助かりました。
データ量が多く通信で送ることができなかった時には、ハードディスクに記録して手渡しでのデータ移行などの対応もしていただきました。他社では、なかなかそういった対応はしてもらえませんので大変助かりました。

desknet’s の移行に関しても、いろいろ細かい質問をさせていただきましたが、丁寧にサポートいただきました。
たとえば、以前のサーバーではバックアップは容量による従量制の課金でしたので、当初の予定より増える場合、決済額が増えて再度稟議が必要になります。バージョンアップ時には一時的にバックアップ容量が倍になるため当初の予算から超過し、再申請が必要でした。そこで設定などについて何度もしつこいくらい質問させていただいたのですが、その度にきちんと回答いただけて助かりました。おかげで、安心してバックアップの設定ができました。

 

サービスの使用感は？

運用コストの大幅削減
不具合が解消されたうえに、処理速度が速くなった

月額の運用コストが大幅に削減できたことが、まず移行して良かったことの１つです。 また、移行後はdesknet’s のバージョンアップが無事に完了したので、UI周りの不具合などは当然解消されました。処理速度に関しても体感ではっきりわかる程に速くなりました。移行前と比べてかなりの差が出ています。

カレンダー機能の統一で効率化でき社内にも好評

また、社内的にはSync for smartphonesのカレンダー連携が使えるようになったのが良かったです。desknet’sのアップデートを社内に提案するにあたり、移行以外の社内メリットとして、Sync for smartphonesによるカレンダーの自動連携を提示できたのは大きかったです。

当社では以前よりGoogleカレンダーを使う社員が多いのですが、移行前まではGoogleカレンダーと desknet’s 両方にスケジュール登録をしていました。それが Sync for smartphones によって、いずれかに登録した内容が自動で同期するようになったのでとても便利になり、移行も含め上層部にも好評です。

 

今後の事業展開

教育の質を高めることで地域社会への貢献を継続していきたい

当社では、専門学校の卒業生を労働人材として送り出すかたちで地域社会に貢献してきました。18歳人口が少なくなり労働人口が減少している現在は、教育の質を高めることで地域社会への貢献を継続していきたいですね。

地域社会への貢献という意味では、外国人が就労できる範囲が広がっているので、留学生の受け入れも強化したいです。たとえば自動車整備士や介護福祉士など、人材の足りないところに留学生向けの奨学金を準備するといったスキームも動いています。

また多様な教育に対応できる教育機関として、あり方を変えていく必要があるとも考えています。IT化も絡み、職業によっては10年後になくなってるということも言われている状況です。新卒の学生だけでなく社会人が働きながら学び直しができるように、教育の方法を検討する必要があるとも考えています。