Fouguncyで業務関連システムの内製化に成功

Excelで管理していた社内資料をクラウド管理する際、Forguncyプランを利用することで最小限の開発工数でクラウド化に成功した日本エスエム株式会社様。クラウド化は社内初の試みだったが、セキュリティ面の安全性が確保できたことがその後の業務システムのクラウド化の大きな決断のきっかけとなった。

 

会社のご紹介

北九州のマンションの歴史と共に歩んできた
地域密着型&管理戸数No.1のマンション管理会社

日本エスエム株式会社は、昭和34年創業で建設業及びマンション管理業をメインとする会社です。福岡県北九州市に本社があり、福岡県内には福岡市・飯塚市に拠点を構えています。
公共工事とビルマンション管理を中心に地元に密着した企業として活動しており、特にマンション管理業では、北九州市に一番初めにマンションが建設された当時から管理業を行い、地場の北九州市では管理戸数No.1を継続しています。

 

サービス導入前の課題

社内資料の管理・情報探索のしずらさを感じていました。

Forguncyプランのサービス導入以前は、社内の主な資料は基本的にExcelで管理しておりました。私が総務担当になった際、それらの資料の管理体系や情報探索のしづらさを課題に感じておりました。

例えば、公共工事部門の見積もり書の場合、営業担当がExcelを用いて其々のレイアウトで作成し、データ管理も個々人で行っておりました。そのため、総務部で情報を集約する際には手入力でデータを整理する必要がありました。また、外部から会社に問い合わせをいただいても、当時、詳細情報は担当しかわかり得ないため窓口ではすぐに対応できず、担当者に確認して折り返しでの対応を行う、といったことも頻繁に発生しておりました。
マンション管理部門の顧客台帳も同様で、各マンションの物件情報をExcelで作成し、年度ごとのファイルを作って管理・保管していましたが、その方法では最新の資料が埋もれ、正しい情報に即時にアクセスすることが大変困難でした。

現場から総務へ異動した際にこれらの課題に気づき、私自身はIT関連の知識がありましたので、上記の課題に対して少しずつでもシステム化を進めたいと考え社内提案を行い、サービスの導入に至りました。

 

KAGOYA を選んだ理由

まず、念頭にあったのは外部委託をせず、
社内完結できるサブシステムにしたいということです。

当時、社内のシステム管理や運用に関しては基本的には外部に委託しており、例えば基幹システムなどは大手のオフコン (オフィスコンピューター) を自社用にカスタムしたものを長年使用しておりました。
しかし、都度発生する要望に対して、毎回外部業者を介する必要があり、スムーズな対応が困難でしたので、サブシステムに関しては自社で作っていきたいと思い、内製化に踏み切りました。

今回は社内での共有資料の作成と管理が目的でしたので、Web上でシステム化できるサービスを探しました。外注したシステム化も検討しましたが、費用的な問題やユーザーの要望に応えるカスタマイズも考えると自社制作できるサービスが良いと考えておりました。

Excelフォーマットがそのまま利用できるため
内製化が容易で、実装のイメージが掴めました。

検討当時は、移行先としてファイルメーカーやMicrosoft Accessも検討しておりました。カゴヤさんを選んだ理由は、検討する中で、無料トライアル期間で実際に利用した際に運用のイメージが付いたこと、また現状のIT担当が一人という背景も相まって、開発工数の観点からもExcelフォーマットをそのまま利用できるForguncyが良いということで採用するに至りました。既存のExcelファイルを取り込んだ上で修正ができるというのは、かなり選定メリットとしては大きかったですね。

無料トライアル期間には、現在も使用している公共工事部門の見積もりフォーマットの作成に着手いたしました。こちらは完成まで約1ヶ月程度でした。

 

Forguncyプランの導入は、社内システムでは初めてのクラウド化の取り組みとなり、その後のクラウド化を進める契機ともなっています。

 

Fouguncyプランの開発過程や使用用途について

公共工事部門の見積書と日報（＝原価管理）、及び
マンションの顧客台帳などにメインで使用しています。

現在は主に、公共工事部門の見積書とマンション管理の顧客台帳で使用しています。

 

どちらも運用後、小さなバグや修正は行いましたが、要望のある機能追加を行う以外は大きな改修の必要もなく進んでいます。

上記以外にも、随時、機能の拡張は行っており、例えばマンション管理組合との委託契約書、契約書の作成状況や領収書の発行システムなども開発しています。

また、個人としても総務で使用する資料作成に利用しており、雇用契約書の期間管理や雇用契約書の社員台帳といったものも作成し、工数を減らすのに役立っております。

>>参考記事：Forguncyによる課題解決について
「日本エスエム株式会社様 | 年間600件以上の公共工事の見積りと実績管理を『Forguncy』で内製。社内にIT意識も浸透し他の業務でも脱Excelが進行中」(Forguncy 公式サイト)

サービスの使用感は？

スムーズに内製体制が構築でき、
随時ご相談するサポートの対応も丁寧で助かっています。

担当者としては、システムの修正事項として多い見た目やバグや少しのレイアウト修正といったものでも、外部サービスを利用していれば時間もコストもかかるので、内製体制を作ることができた点は大変良かったと感じます。ノーコードで開発できる点も導入後の良いポイントです。Forguncyでは実際に作りながら手元で動きを確認するなどができるので、随時変更内容を確認しながらステップバイステップで構築ができて使い勝手が良いです。
開発途中に不明点や実現の可否がわからないものが出てきた際にも、Forguncyのサポートに問い合わせを行うと丁寧に対応してくださるので助かっています。

導入後の社内の反応ですが、導入前のレイアウトを基に作成していることもあってか、現場の社員も特に抵抗なくスムーズに始めることができています。事務部門からも体感としてもかなり便利になったと聞いています。実際、問い合わせに対する折り返し電話も15件/日 程度少なくなっており、システム導入が結果的に顧客満足度にも繋がっていると感じています。

また、想定外の部分ではありましたが、現場からもシステムの機能追加や改善の要望が上がるようになりました。これまで改善できないと思っていたところが改善できるということで、リクエストに至っているのだと思います。これまでIT化とは無縁の会社でしたが、内部から声が出てくるのは嬉しいですね。

今後は、大きなところでは、現在Forguncyでメインで使用している公共工事部門の見積書を基幹システムと連携して、データ管理をよりスムーズに行えるようシステムを強化したいと考えております。また、総務の観点では、入社時の書類をシステム化しリンクから必要情報を入力いただくなど、人事的な書類をIT化できるとよいなと感じています。

 

事業紹介

ビル・マンション管理事業

当社は、北九州で初めて建設されたマンションの管理から携わり、北九州のマンションの歴史と共に歩んできた地域密着型のマンション管理会社です。
居住者様が快適に暮らせるためにマンション管理のプロとして適格なアドバイス・質の高い サービスをご提供しています。私たちは「親切・ていねい・スピーディー」をモットーに常に情熱をもって質の高いサービスをご提供してまいります。

公共関係事業

50年以上の実績で培った高い技術・経験を生かし、創業当時から路面標示、標識、交通安全施設工事等の都市環境整備と、地域の公共工事を中心に安全を追求した工事を心掛けております。普段何気なく通行している道路・歩道・公園などをより良くすることで、街の皆様の暮らしに貢献いたします。