社外にビジネスチャットを活用するメリットと社外ユーザーを追加可能なチャットツール

ビジネスチャットを導入している企業はたくさんありますが、それを取引先などの社外のユーザーにも使用して良いものか悩まれている方が多くいます。

単純にそもそも社外ユーザーの追加が可能なのか、はたまたセキュリティ面で問題ないかなど悩みどころは様々ありますので、この記事ではその辺りの情報をご紹介いたします。

社外にもビジネスチャットを利用するメリット

まずは、社外のユーザーにもビジネスチャットを利用してもらうことで生じるメリットについてご紹介します。

単純にメリットがあるのかどうかという観点で悩まれている方は、これから紹介する項目を確認して自社にも該当する項目があるのかチェックしましょう。

記録を残せる

1つ目のメリットは、なんと言っても記録を残せる点にあります。

社内でもそうですが、特に社外とやり取りを行う場合は、認識のズレによってトラブルが発生することがあり、言った言ってないの水掛け論に発展してしまうケースがあります。

その点、過去の記録を残せるビジネスチャットを活用することができていれば、こういった無駄なリスクを簡単に回避することができるようになります。

また、ビジネスチャットの多くは個別チャット以外にもチームやチャネルを作成して、そこに新しくユーザーを招待することもできるため、新入社員だったり担当者の変更、プロジェクトに新しくメンバーが加わった場合であっても、そのまま過去にどういったやり取りがあったのかを簡単に確認することができます。

セキュアな環境で連絡できる

2つ目のメリットは、セキュアな環境でやり取りができるという点です。

無料のチャットサービスの場合、そこまでセキュリティが強いという訳ではありませんが、多くの有料ビジネスチャットでは、やり取りや共有するファイルなどは全て暗号化されています。また、アクセス制限やログイン時の二段階認証などを設定することで更にセキュリティを強固にすることが可能となります。

こういった特徴から、メールのPPAP対策の一つとして活用することも可能です。

リアルタイムにコンタクトが取れる

3つ目のメリットは、リアルタイムにコンタクトが取れる点にあります。

別の連絡手段として挙げられるメールであれば、普段何気なく利用はしていますがどうしても送信から受信までのタイムラグが発生してしまいます。もちろんこれは相手側からメールに返信される時にも発生します。

もちろんタイムラグと言ってもほんの数秒ですが、この数秒が単に返信までにかかっている時間なのか、それとも離席や他の業務でしばらく返ってこないのかの判断を行うことができません。

その点、ビジネスチャットではこういったタイムラグはありませんのでスムーズに業務を遂行することができ、万が一すぐに返信できない場合であれば既読が付いているかを確認することで容易に判断することができます。

メンバー管理が容易

4つ目のメリットは、チャットに参加するメンバー管理が可能である点です。

ここでいう管理はユーザーごとに付与する権限であったり、どのチャネル・ルームに参加させるか、そしてメンバーの追加・削除などのことを指します。

これがビジネスチャットでは容易に行うことができるので、特定のチャネルにしかアクセスできない権限で社外ユーザーを招待したり、人材派遣会社など人の出入りが頻繁に起こる業界では非常に大きなメリットとなります。

不要なメッセージが届かない

5つ目のメリットは、不要なメッセージが届かないという点です。

メールでのやり取りの場合、CCに複数のアドレスを入力して送受信すると特に管理者に当たる方の元には同じ内容のメールが複数届くことがあります。他にも、取引先などとメールでやり取りしていると、現在進行中のプロジェクトとは関係のないメルマガなどを受信して混乱してしまうといったケースもあります。

その点、ビジネスチャットを導入して取引先など社外の方とやり取りをしていれば、こういった不要なメッセージを受信することはなくなります。

メッセージが行方不明にならない

6つ目のメリットは、メッセージが行方不明にならないという点です。

メールでのやり取りでは何かの拍子に迷惑メールに入ってしまい、それに気付かず何日も連絡が途絶えてしまうというトラブルが発生する可能性があります。特に期限が迫っている案件などの場合は、これが原因で機会損失などが発生する可能性もあります。

しかし、ビジネスチャットでのやり取りを行っている場合は、そもそも招待されたユーザーしかアクセスできないので、迷惑メールといった見えない場所にメッセージが隠されることはありません。

加えて、返事が遅い場合などは自分から送ったメッセージが正しく反映されているかも簡単に確認できますので、こういったメッセージの紛失が起きることはありません。

他のツールとの連携が可能

7つ目のメリットとしては、他のツールとの連携が可能である点にあります。

もちろん全てのビジネスチャットでどの外部ツールとも連携できるという訳ではありませんが、GitHubだったりZapierといったツールと連携させ、より業務の効率を向上させることが可能となります。

この辺りは、メールには不可能な領域ですので、ビジネスチャットを導入される方で連携可能なツールを利用されている、もしくは利用を検討されている方には推奨されるポイントでもあります。

社外活用の際に必要な機能

それでは、実際に社外とのやり取りを行うビジネスチャットに必要となる機能について紹介します。

この辺りの情報を元にどのようなビジネスチャットを導入すべきかの選定を行うことで、失敗なく導入することができます。

チャット機能

まず、基本となるチャット機能ですが、こちらは必要最低限の機能となりますので機能があって当たり前という認識となります。

この機能があることで前述でご紹介したようなメリットをもって、社外のユーザーともメッセージのやり取りが可能となります。

ファイル共有

単にメッセージのやり取りができるチャットサービスの場合、単なる出退勤の連絡だったり連絡事項といった社内だけの簡単な利用に留める用途であれば他の機能は不要です。

しかし、社外にのユーザーと定期的にコンタクトを取り続ける場合は、テキストだけではなくPDFやExcelといったデータ資料の共有が必要なケースがほとんどです。

そのため、特に社外とのやり取りもできるビジネスチャットを検討しているのであれば、前述でご紹介の通りメールのPPAP対策にもなりますのでファイルの共有機能はほぼ必須と言えます。

Web会議機能

ビジネスチャットの中には、チャットだけではなくWeb会議の機能も搭載しているチャットサービスも存在します。

これは遠方の顧客との会議の際に重宝される機能でもありますし、以前よりもリモートワークが増えた現状では社内だけで利用するといった場合でも利用される頻度が高まっています。

そのため、ZoomやSkypeといった無料で利用できるWeb会議システムを別で用意せず、一つのビジネスチャットの機能として利用されたいという場合には、このWeb会議機能の有無も重要な選定ポイントとなります。

権限の管理機能

社内だけではなく社外のユーザーも利用するビジネスチャットを探す場合は、ユーザー毎に権限を設定できる機能は必須となります。

この機能が付いていないチャットサービスの場合、社外のユーザーがチャット内の様々なチャネルなどにアクセスして、そこでのやり取りや共有されているファイルを閲覧できる環境になってしまいます。

更にあり得ないことではありますが、操作ミスなどでチャネル名が変更されてしまったり、勝手に許可していないユーザーを社外ユーザーが招待してしまったりといったトラブルも可能性としてはあり得ます。

なので、こういったトラブルを防ぐためにも、ユーザー毎に権限を設定できる機能はビジネスチャットには必要になります。

過去履歴の保持機能

ビジネスチャットのメリットでもご紹介の通り、過去のやり取りの履歴が残せるという条件を満たせるかどうかは非常に重要なポイントになります。

一口にビジネスチャットと言っても、無料で利用できるチャットサービスのように中には過去の履歴が一定期間経過することで自動的に削除されてしまうサービスもあります。

そのため、ビジネスチャットを選ぶ際には過去履歴が勝手に削除されてしまわない仕様のチャットサービスやプランを選択する必要があります。

セキュリティ機能

出勤日などのシフトだったり集合場所といった簡単な連絡事項であればそこまで必要性のない機能ですが、他社と重要な資料などを共有する機会のあるビジネスチャットでは、セキュリティに関する機能も重要なポイントです。

具体的にはやり取りや共有ファイルの暗号化だったり、アクセス制限も機密情報を守るためには必要です。パソコンだけではなくスマホでも利用する場合は、社用スマホや鞄をお店に忘れ、そこから情報漏洩が発生するという事例も実際にニュースでも報道されていますので、少しでも可能性がある場合は2段階認証ができるチャットなのかどうかも確認する必要があります。

ビジネスチャットの社外利用に関する注意点

ビジネスチャットは社外とのやり取りでも有効活用することができるツールではありますが、利用に関しては注意点もいくつか存在します。

用途に適した機能があるか

まずは導入を検討しているチャットサービスが本当に用途に適した機能を持っているのかを確認する必要があります。

ご紹介の通りビジネスチャットはそれぞれに特徴がありますので、万が一用途に適した機能が備わっていないビジネスチャットを導入してしまうと、当初の目的を達成できずに終わってしまうことになります。

特に社外のユーザーもチャットに招待する場合は、特定のチャットにのみ参加でき、かつ勝手に編集が行えない様にこちらで権限を付与・管理できる機能は絶対に外せない機能となります。

社員や社外の人間が使いこなせるかどうか

基本的に普段から仕事でメールやその他のツールを使用している場合は何の問題もありませんが、パートやアルバイト、派遣社員などそういったビジネスツールを使い慣れていない場合にはチャットツールを使いこなせないというケースも見られます。

そのため、こういったツールに使い慣れていない方が利用する場合には、社内でマニュアルを展開したりKAGOYA Chatのように事前に無料お試しサービスがあるチャットサービスで使用感を確かめてみる必要があります。

導入が簡単かどうか

ビジネスチャットの導入が簡単かどうかも事前に確認する必要がある項目です。

もし導入を検討しているビジネスチャットが自分でサーバーを用意して、自分で構築が必要だったり、自分でメンテナンスが必要なサービスとなると、仮にそれでビジネスチャットのメリットを享受できたとしても、そこに対してコストと手間が必要になり有利性が無くなってしまいます。

よって、検討しているビジネスチャットの導入のしやすさ、そしてその後の管理のしやすさなども確認する必要があります。

料金形態がデメリットにならないか

ビジネスチャットの料金形態はさまざまではありますが、多くの場合はユーザー数で課金されるというシステムなっており、チャットを利用するユーザー数（社外含む）が多ければ多いほど月当たりの費用は高くなります。

そのため、現状の社員数ではビジネスチャットにかける費用が予算内であっても、将来的に社員数やチャット利用ユーザー数が大幅に増える可能性がある場合は予算オーバーになる可能性があります。

こういったビジネスチャットは頻繁に変えるツールではありませんので、今後ユーザー数増加の可能性がある場合は増えた場合の費用も見据えて選ぶ、もしくは定額制のビジネスチャットを選ぶ必要があります。

過剰なコンタクトが発生しないか

ビジネスチャット自体はリアルタイムでやり取りでき、メールよりも手軽に使用できるメリットがありますが、反対にそれが災いして過剰なコンタクトが発生してしまうリスクも存在します。

特に営業とお客さんという関係性にビジネスチャットを導入してしまうと、サポートセンターの様に利用されてしまう可能性があるため、ビジネスチャットがデメリットになるリスクが発生します。

ただし、このコンタクト頻度の増加を逆手にとって見込客となる社外のユーザーに「質問があればチャットでお答えできます」とビジネスチャットに誘導するという使い方も可能となります。

社外利用が可能なKAGOYA Chat

ビジネスチャットのメリットはある程度把握されている方も多いと思いますが、ここでご紹介しているような注意点を回避できるチャットサービスを探すのはなかなか難しいです。

弊社で提供しているKAGOYA Chatに関しても、ユーザー数に関わらず毎月定額で利用できたり、事前に無料お試しができるサービス、セキュリティ面にユーザー権限管理機能などほぼほぼ網羅していますが、Web会議機能には未対応です。

※Web会議機能は今後機能追加される可能性もあります。

もちろんビジネスチャットツールとは別に、無料のZoomやSkypeを導入される場合はこの点もクリアできますが、絶対にWeb会議機能付きのチャットサービスでないといけないという場合には、他を検討する必要があります。

しかし、現時点でWeb会議機能は不要だという場合には、KAGOYA Chatはずっと定額で利用できるビジネスチャットツールですので、お試しで利用してみる価値のあるサービスとなっています。

まとめ

ビジネスチャットは何も社内だけで利用できるツールではありません。

社外のユーザーを招待して利用することで、今までの業務をより効率的に進めることができる便利な機能です。

もちろん、社外ユーザーを招待する場合はチャットサービスの機能として権限付与の機能やセキュリティ機能が必須となりますので、チャットサービスによっては不向きなサービスもあります。

その為、社外利用を検討している場合は、その用途に合ったビジネスチャットを選ぶようにしましょう。