自動返信メールが届かない時の原因と対策を解説

お申し込みだったりお問い合わせ、登録を行った際に自動で返信メールが送られる仕様になっているサービスなどは世の中に非常に多くあります。

しかし、この便利な仕組みとは裏腹に肝心の自動返信メールが相手に届かないという問題を抱えている方も一定数いらっしゃいます。

そこで今回の記事では、自動返信メールが届かない時の原因と対策を解説いたします。

自動返信メールが届かない原因について

まずは、自動返信メールが届かない時の原因について認識を合わせておきたいと思います。

受信側・送信側両方に原因の可能性がある

自動返信メールが届かなかった時、多くの方は自動返信メールを送信する側に問題があると思いがちですが、実はそう断言することはできません。

もちろん、このメールが届かないという問題が送信側にあるケースも多々あることは事実ですが、反対に受信側に原因があり自動返信メールが届かないという状況も少なくありません。

そのため、もし自動返信メールが届かないという状況に直面しましたら、まずはどちらに原因があるのかを見定める必要があります。

なお、具体的な原因とその解決策に関しては次の章でご紹介いたします。

受信側が原因で自動返信メールが届かない場合

それでは初めに受信側に原因があり、自動返信メールが届かない場合について具体的にどのような原因があり、それに対してどのような解決策が有効なのかをご紹介します。

自動返信メールを受信する側で考えられる原因

自動返信メールが届かない場合に考えられる、受信側の原因としては以下の項目があげられます。

1番と2番に関しては、かなり気付きにくい原因となっていますので、実際にメールが届かない問題が発生した際には優先的に確認しておきたい項目です。

加えて、通常のやり取りや自動返信メールではなくメルマガ配信等に対して受信拒否設定をしてしまっている場合、メルマガ専用のアドレスではなく自動返信メールにも利用されているメールアドレスやドメイン自体を受信拒否リストに設定してしまっているケースもあります。

そして、メールセキュリティを意識しすぎるあまり、スパム判定の基準を低くし過ぎて通常のメールまでも迷惑メール判定になってしまっている（フォールスポジティブ）可能性も考えられます。

受信側で行える解決策

それでは、受信側で発生しうるこれらの原因に対しての解決策をご紹介します。

前述でもご紹介の通り、受信側で起こりえる原因は実際に自動返信メールなどが届かないという問題が発覚してからでないと、知覚することが困難です。

なので、事後対応となりますが問題が発覚した際に、以下の手順で確認を進めることが推奨されます。

最後の「スパムフィルター設定の見直し」に関しては、最適な設定の検証が難しいので、少しずつ時間をかけて自分が許容できる範囲に留まるように設定を行いましょう。

送信側が原因で自動返信メールが届かない場合

続いては自動送信メールの送信側に原因がある場合の原因と対策をご紹介いたします。

自動返信メールの送信側で考えられる原因

実は送信側に原因がある可能性は非常に高くなっています。

以前はそこまで頻繁に自動返信メールが届かなくなる問題は発生していませんでしたが、GmailやYahoo!メールのセキュリティ対策強化の影響で、その辺りの対策を取っていないメールはかなりの割合で届かなくなっています。

原因の1番に関しては単なる設定ミスで、2番の送信ドメイン認証はSPFやDKIM、DMARCの導入に関するもので特にGmailやYahoo!メールに多大な影響が出ています。
実際にDKIMやDMARC未導入の状態で自動返信メールを送信すると、受信側では以下のように認証エラーとなり迷惑メールボックスに振り分けられます。

3番の送信メールサーバーのブラックリスト入りに関しては、送信側がどれだけ気を使ってメール配信を行っていたとしても、同じメールサーバー（共用メール）を利用している限り他の共用メールサーバー利用者の配信状況次第で巻き添えを受ける可能性があります。

4番のドメイン自体がブラックリスト入りしてしまっている場合は、自社の配信方法に問題があり、5番に関しても自動返信メールの内容に問題があります。

6番は利用するメールサーバーによって1日のメール配信数の上限が設定されている場合がありますので、それが原因です。

7番に関してHTML形式でのメール配信を行っている場合に、受信側がHTML形式未対応だとメールが届かなくなります。

送信側で行える解決策

自動返信メールが届かない原因が送信側にある場合、基本的にはここで紹介する解決策すべてに対応する必要があります。

送信側の問題に関しては項目が多いので、項目に分けて詳細を解説します。

送信ドメイン認証の導入

まず、送信ドメイン認証（SPF/DKIM/DMARC）に関しては、今後も継続してビジネス利用するのであれば導入は必須となります。

専用の固定IPアドレスを利用できるメールサーバー

IPアドレスのブラックリスト入りに関しても、日本は特になりすましメールやフィッシング詐欺も多いことを考えると、送信メールアドレスに専用の固定IPアドレスを利用できるメールサーバーが必要になります。

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配信メールの見直し

ドメイン自体のブラックリスト入りや件名・本文が原因でスパム判定を受けている場合は、それらを総合的に見直す必要があります。

実はこの辺りも年々条件が厳しくなっていますので、他の項目が原因だと判明している場合でも今一度メール内容に問題がないか見返すことが推奨されます。

1日のメール送信数の上限を確認

メールサーバーやメールサービスの中には、1日に送信できるメール配信数に上限が設けられていることがあります。その上限数はサービスによっても異なりますので確認・現在の1日のメール配信数が上限以内に収まっているか確認しましょう。

もし、上限を超えている場合はプランアップや乗り換え等を検討することになります。

メール形式はテキスト形式もしくは2通り準備

ご紹介の通りメール受信側がHTML形式に未対応の場合、HTML形式の自動返信メールを送ってしまうと内容を確認することができません。

そのため、自動返信メールにはテキスト形式のメールで設定するか、もしくはHTML形式とテキスト形式の両方で設定を行い、受信者側で対応している形式に自動的に合わせられるようにすることで解決可能です。

まとめ

自動返信メールの中にはさほど重要ではないものもありますが、相手に届かないとその後のやり取りに支障をきたす重要なメールが届かないと一大事です。

状況次第では今後の事業継続にも関わる重大な問題となりますので、少しでもその兆候が表れている場合はご紹介している項目を一度は確認されることをおすすめします。