法人向けのメールアドレスの作り方や注意事項を紹介

法人で何かしらの事業を行うとなった場合、ほとんどの場合はメールアドレスの作成が必要になります。

「メール」と聞くと多くの方はGmailなどのフリーメールが真っ先に思い浮かぶかもしれませんが、法人向けのメールアドレスに関しては個人所有のメールのようにフリーメールで作成することはおすすめできません。

そこでこの記事では法人向けのメールアドレスの作り方や、その際の注意事項などについてご紹介します。

法人向けのメールアドレスとは

そもそも法人向けのメールアドレスとは、個人で利用するメールアドレスとどのような違いがあるのかについて、あらためてご紹介したいと思います。

独自ドメインで作成するアドレス

基本的に個人で利用するメールアドレスは、冒頭でもご紹介したようにGmailやYahoo!メールといった無料で利用できるメールサービスで発行したもの、もしくはスマホなど各キャリアと契約する際に発行が可能なキャリアメールが主なメールアドレスとなります。

これに対して、法人向けのメールアドレスはほとんどの場合がコーポレートサイトやサービスサイトに使用している独自ドメインを用いたメールアドレスです。一部、自社サイトを所有していないという法人もありますが、その場合はメール用に独自ドメインを取得してメールアドレスを作成するというケースもあります。

例：KAGOYAの場合はサービスサイト（https://www.kagoya.jp/）に対し、example@kagoya.jpというメールアドレスです。

法人では独自ドメインのメールアドレスであるかが重要

ここで、「なぜ無料で利用できるメールアドレスがあるのに、わざわざ独自ドメインによるメールアドレスを作成するか」と疑問に思われる方も出てくるかと思います。しかし、独自ドメインのメールアドレスを利用することで、その企業に対する信頼性や安心感を顧客に抱かせることが可能となります。

反対に法人から送信されるメールアドレスがGmailのフリーアドレスだった場合、それを受信した側の心境としては「これ本物？」だったり「ここと取引して大丈夫か？」と不安にさせてしまいます。

もちろん独自ドメインでメールアドレスを作成する場合は、GmailやYahoo!メールへの送信の際にポリシーに対応できるように対策を講じる必要はありますが、フリーメールを法人のメールアドレスにするよりも遥かに顧客の信頼を獲得することができます。

なお、最近はBtoC企業で顧客とのやり取りをすべてSNSのDMなどで行う企業も存在しますので、そういった法人の場合は例外的に独自ドメインのメールアドレスが不要になるケースもあります。
（こういった法人でも取引先などとメールでやり取りを行う必要がある場合は、独自ドメインのメールアドレス利用が推奨されますので、一概に不要と断言することはできません。）

法人向けメールアドレスの作り方

ここからは、独自ドメインを使ったメールアドレス作成の手順を具体的にご紹介します。

メールサーバーの契約

まずはメールの送受信を行うメールサーバーの契約を行います。

ただし、レンタルサーバーの契約で無料でメールサーバーに利用できるケースもありますので、、この場合は新たにメールサーバーを契約する必要はありません。KAGOYAでもレンタルサーバーを契約するとメールプラン共用タイプが利用できます。

ただし、レンタルサーバー契約で利用できる無料のメールサーバーでは、SPFやDKIM、DMARCといった機能を利用できないこともあるため、これらの機能が必要な場合には状況に合わせて最適な選択をしましょう。

＞【図解】DKIMとは？SPFとの違い、最新のDMARCも！なりすましメール対策の仕組みを解説

独自ドメインの取得

次に独自ドメインの取得を行います。

既に法人サイト用に取得されている方はあらためて取得する必要はなく、そのドメインをサイトURLとメールアドレスの両方に使用して作成することになります。

独自ドメインが取得できる場所は、レンタルサーバーやドメイン販売を行っているサイトから取得することができます。また、多くのホスティング事業者ではレンタルサーバー契約時に1ドメインの取得が無料になるサービスを展開していることが多いため、それを利用することで費用を抑えることも可能です。

ネームサーバー（DNS）の設定

メールサーバーとドメインの取得が完了しましたら、この2つの紐づけを行う必要があります。この紐づけはネームサーバー（DNS）にて設定することができます。

ネームサーバーの設定を行う場所は、ドメインの取得を行った場所で行います。サーバー契約時に一緒にドメインを取得している場合はサーバー事業者のコントロールパネルから、ドメイン販売を行ってるサーバーでドメインを取得した場合はそのサイトのドメイン管理画面から設定が可能です。

なお、ネームサーバーの設定欄に入力するサーバー情報は、メールサーバー側のコントロールパネルやサポートサイトに表示されていますので、その情報をコピペして使用することになります。

メールアドレスの作成

ネームサーバーの設定も完了しましたら、いよいよ独自ドメインによるメールアドレスの作成に移ります。

メールアドレスの作成はメールサーバー側で作成を行いますが、その方法は非常に簡単です。

契約しているメールサーバーのコントロールパネル内でメールアドレスを作成したい独自ドメインを選択、希望するメールアドレスと各種設定を行うだけで独自ドメインのメールアドレスの作成が完了します。

上記参考画面はKAGOYAのコントロールパネル上の表示・操作方法となりますので、当然他のメールサーバーでは操作手順や画面は異なりますので、その点はご留意ください。

法人向けメールアドレスの注意点

ここまでの内容を実践することで、法人向けのメールアドレスの作成は問題なく済ませることができます。

ただし、メールアドレスの作成に関してはいくつかの注意点がありますので、その点も併せてご紹介いたします。

フリーメールは基本NG

1つ目の注意点は念のための再確認となりますが、基本的に法人用に利用するメールアドレスをフリーメールで作成することはNGとなります。

一部例外として、SNSでのDMでしか社外ユーザーとやり取りを行わないという事業形態であればフリーメールでも影響はありませんが、BtoC企業であっても取引先との関わりもありますので、この例外に該当する企業は限りなく少なくなります。

不利なドメインは避ける

2つ目の注意点は、不利なドメインは避けるという点です。

ここでいう「不利なドメイン」は具体的には長すぎる英数字もしくは英数字の羅列になっているメールアドレスだったり、大企業に酷似したメールアドレスのことを指しています。

長すぎるメールアドレスは機会は少ないですが手打ちで新規登録する際に非常に億劫に感じてしまいますし、意味のない英数字の羅列の場合も同様です。英数字の羅列の場合はこれに加えて、スパムのように見えてしまい相手に不信感を与えてしまうリスクが大幅も上昇し、場合によっては相手側の受信メールサーバーからスパム判定を受けてしまうこともあります。

また、大企業のメールアドレスに酷似したものも避けるべきです。具体的には、amazon@kagoya.jpのように一見するとAmazonのメールなのかKAGOYAのメールなのか判別しにくく、受信者が混乱します。これは当然独自ドメインの取得時にもいえる内容で、大企業の独自ドメインの一文字違いなどもすべて非推奨なメールアドレスになりますので、可能な限り避けるべきでしょう。

設定後のテストは必須

メールアドレスの作成が完了し、OutlookやThunderbirdなどのメールソフトに設定が完了しましたら、いきなり本番運用するのではなく、一度はテスト配信などを行うようにしましょう。

DNSの設定を間違えていたり、DNS設定は問題なかったがまだ反映が完了していなかったりと予想外のトラブルに見舞われることは少なくありません。

なので、テスト配信を行って問題なく受信できるかどうかの確認は確実に行う必要があります。

※GmailやYahoo!メールではメール認証機能などを導入しておく必要もあります。

メール運用でよくある失敗

法人でメールアドレスを作成して運用していく際に、よくある失敗事例があります。

特に、初めて法人のメールアドレスを運用する場合には、ノウハウなども皆無の状態でのスタートとなりますので、少しでも安定した法人メール運用を行うためにも一度は目を通しておきましょう。

セキュリティ対策

法人でメールアドレスを作成し、いざメール運用を開始したが一部のユーザーにしかメールが届かず、残りはブロックされたり迷惑メールボックスに振り分けられてしまったという失敗があります。

もちろん、迷惑メールまがいなメール配信を行っていれば必然の結果ではありますが、そういった行為はせず正常運転をしているにも関わらずメールの到達率が極端に下がってしまうこともあります。

これは様々な要因が考えられますが、最近で言えば前述でご紹介のGmailやYahoo!メールに届かない原因となっているSPF/DKIM/DMARCのセキュリティ対策が未実施になっていることがあります。

それもそのはず、この3つの機能は今後必須級の機能となりますが、急に必要性が問われ始めた機能で日本ではまだまだ認知度が低い状態です。とはいえ、2024年の2月にはGmailでは必須の機能となっていますので、無視できないトピックとなっています。

迷惑メール対策

法人用のメールアドレスを作成してメールソフトに設定しただけの状態では、外部からのメールを使った攻撃には無防備な状態にあります。

なりすましメールを含む迷惑メールは近年かなり巧妙に作り込まれていますので、社員が間違って詐欺メールに引っかかってしまい、会社として甚大な被害が発生するリスクとなります。実際に、そういったフィッシングメールにひっかかり、マルウェアに感染することで社内情報が流出したり、ランサムウェアに感染して代金の要求をされたりといった実例は後を絶えません。

こういったメールによるリスクを避けるためには、メールサーバー側のオプションとして用意されている迷惑メール対策機能やウイルスチェック機能を活用する必要があります。もちろん利用するメールサーバーによって用意されているオプションや、無料・有料などの料金設定は異なりますが、コントロールパネルから簡単に設定できることがほとんどです。

どうしても分からない場合は、KAGOYAのメールプランのように電話でのサポート窓口を解放しているサービスもありますので、そういった提供サービスはフル活用して安全にメール運用ができる環境を整える必要があります。

メール容量の管理

法人のメール運用での失敗の中には、メール容量の管理に関する失敗もよく聞きます。

これはメール運用を開始した直後には起こらないものですが、メール運用を開始してから数年後にメール容量が過去の受信メールで一杯になってしまい、それ以上メールを受信できなくなってしまうというものです。

原因自体は容量不足にありますので、過去のメールを削除したり容量の追加をすることで解決可能ですが、日常的にメール受信できていたものが急に受信できなくなると、その原因を突き止めるまでに時間が掛かってしまうケースもあります。

そのため、社内で定期的にメールの残容量を確認したり、3年以上昔のメールは削除するようにするなどルールを決めて備える必要があります。

メールの取り扱い方

法人のメールアドレスは会社全体として受け取るinfo@example.comやsupport@example.comといったメールアドレスだけではなく、社員が個人で所有するyamada@example.comやsuzuki@example.comといったメールアドレスを作成することがほとんどです。

これ自体は何の問題もありませんが、社員の営業チームyamadaさんが退職してしまった際にyamada@example.comのメールアドレスでやり取りをしていたユーザーがいるにも関わらず、何の対策も講じずにyamada@example.comのアドレスを削除してしまうと、顧客や取引先との連絡手段が立たれてしまう形になります。

そのため、普段から営業チームの社員が連絡する際にはyamada@example.comだけではなくCcでsales@example.comも一緒に送信するというルールを決めたり、退職者のメールアドレスはすぐに削除せずに管理者がそのメールアドレス宛のメールを受信できる設定にしておく必要があります。もちろん、メールアドレスを残す場合は退職者が悪用できないようにパスワードを変更しておく、そのメールアドレスに受信しているメールを放置してしまわないように管理しなければいけないといった注意点があります。

まとめ

法人では基本的に独自ドメインで作成するメールアドレスは、企業としての信頼性も考慮すると必要になります。

始めてのメールアドレスの作成であれば難しそうに感じるかも知れませんが、ドメインも一緒に取得できるメールサーバーを契約する場合は案外簡単です。

どうしても不安だという場合には、そのメールサーバー提供元のサポートに手伝ってもらうことも可能です（電話サポートがあることが重要です）。

ただし、法人のメールとなると今後はSPF/DKIM/DMARCは必須となっていくことが分かっていますので、この3つが揃っているメールサーバーを選ぶことが最重要項目と言えるでしょう。