RPAとはなにかを簡単・わかりやすく紹介

人手不足や生産性の向上を目指す目的で、RPAの導入を進める企業が増えています。RPAを導入することで、社内における単純作業の自動化や業務効率化を図れます。

今回はRPAの概要を知りたいご担当者や、導入を検討している企業に向けて、RPAの基礎知識からメリット・デメリット、導入時のポイントを解説します。

RPAとはなにかを簡単に紹介

RPA（読み方：アール・ピー・エー）とは「Robotic Process Automation」の略語で、事務作業や単純作業を自動化するロボットツールのことです。

業務プロセスを自動化するロボットという意味もあり、これまで人間が行ってきた定型業務を自動化することで、業務コストの削減や自社製品の品質向上を期待できます。

例えば、帳簿への転記や会計システム・SFA※への入力、精算データのチェックなどの業務をRPAに任せることができます。RPAの導入で定型業務は自動化され、人はより高度な業務に集中できるようになるのです。

※SFAとは「Sales Force Automation」を略したことばで、営業支援システムを指します。

RPAの仕組み

RPAは、パソコン上で人が操作した通りの動きを記憶し、シナリオ（フロー）を作成します。シナリオを頭から流すことで、同じ動作を何度も繰り返して実施する仕組みになっています。

例えば、CSVファイルを開いて入金情報をコピーした後、会計システムに転記する作業をRPAに指示すれば、一連の作業を自動で行ってくれます。

シナリオを作成した後に専用のプログラムをRPAに組み込むことで、複雑な処理にも対応できるのです。

RPAにある得意・不得意

RPAは単純な業務を得意としていますが、イレギュラーが発生しやすい業務は不得意です。

以下に、RPAの得意な作業と不得意な作業をまとめます。

得意なこと	不得意なこと
● キーボードやマウスなど、パソコン画面操作 ● アプリケーションの起動と停止・データ転記 ● スケジュール設定および自動実行 ● 連続した長時間の定例作業	● 画像で判断する作業 ● イレギュラーが起こりやすい作業 ● 紙面の読み取りや手書き文字で判断する作業 ● 命令されていない作業

アプリケーションの起動・停止作業や、何度も繰り返す単純な業務はRPAが得意としている作業です。一方、判断が必要な業務や、命令されていない（シナリオにない）作業は向いていません。

したがって定例作業が多い企業や、複数の人員で同じ作業をしている企業にRPAの導入が適していると言えます。

【業務別】RPAを導入することでなにが自動化できるのか？

ここでは、RPAの導入によって自動化できる業務の事例について紹介します。人事や経理などの業務ごとに、どんな作業を自動化できるかを知っておくことで、検討期間を短くできるでしょう。

RPAには、3段階の自動化レベルがあります。現在のRPAは、定例業務を自動化する「クラス１」とされています。AI※を用いた一部非定例業務の自動化を「クラス２（EPA※）」、ディープランニングにより意思決定まで自動化できるレベルを「クラス３（CA※）」と定義しています。

※AI（読み方：エー・アイ）とは「Artificial Intelligence」を略したことばで、日本語では人工知能と称されます。音声認識や意志決定など、人間の知能に関するタスクをコンピューターが学習して実行できるものの総称です。

※EPA（読み方：イー・ピー・エー）とは、「Enhanced Process Automation」の略語で、RPAよりレベルの高い業務の処理が可能なシステムです。情報の構造化やルール化されていないデータや知識の処理ができます。

※CA（読み方：シー・エー）とは、「Cognitive Automation」の略語で、ビッグデータ分析・機械学習など、RPAやEPAよりも難しい処理が可能です。

人事

人事の業務は、社員の勤怠状況の集計や、人事情報を他のシステムに反映するような定例作業が多くあります。例えば、以下のような業務をRPAによって自動化できます。

EPAやCAの開発により、最適な人材配置の検証や、勤怠データを元にしたプロジェクト収支の分析を自動化することが期待されています。

経理

経理の定例業務は、社員の経費精算や取引先からの請求書処理が代表的な例です。紙やPDFデータから文字・数値を抜き出すAI-OCRシステムとRPAを組み合わせれば、より効率的に業務効率化を図れます。

※OCRとは「Optical Character Reader」の略語で、画像データのテキスト部分を認識して文字デー「タへ変換する機能です。

EPA、CAの進歩によりフォーマットが違う請求書の読み取りや、新規取引決裁の判断ができるようになります。

経営

さまざまなシステムから出力した情報を組み合わせて、企業は経営判断をしています。複数のシステムから数値を抜き出し、1つの収支表を作成することはRPAに適した業務です。決算が終了した後、夜間にRPAを稼働させて翌朝に確認できるよう組み込める点もメリットでしょう。

EPA、CAの開発によって、経営判断に対してAIがアドバイスしてくれるようになります。それにより、他社の動向や社会のビッグデータを取り入れたディープラーニング※の推進が期待されています。

※ディープラーニングとは、人間が行う複雑な判断や細かな処理ができるようになるようコンピューターに学習させる機械学習のひとつです。

営業

営業部門では、顧客への訪問業務以外に社内の事務作業が大量にあります。その作業は、RPAによって自動化することに適した業務であるケースが多いです。営業部門の事務的な作業が定例化されると、営業本来の顧客対応に時間を割くことができるようになります。

今後、EPAやCAの開発が進むにつれ、営業業務の自動化だけでなく見込み顧客へのアプローチ方法やタイミングまでを担当者へ指示できるようになります。それにより、売上の最大化や業務効率化による人的工数の削減も期待できるのです。

購買

製造業や商社の購買部門は、在庫の確認や仕入先への発注業務の中に、自動化に適した定例業務があるケースが多いです。

EPAやCAの技術革新が進むことで、リアルタイムの在庫量や注文数の推移に応じて、自動的に購買業務を進めてくれることが見込めます。

RPAとVBA・AIの違い

RPAと比較される技術には、VBA※とAIがあります。

ここでは、それぞれの特徴と違いについて解説します。

※VBA（読み方：ブイ・ビー・エー）とは、「Visual Basic for Applications」の略語で、Microsoft Officeに含まれるアプリケーションソフトの拡張機能です。簡易なプログラムを記述して実行すれば、複雑な処理を自動化できます。

比較項目	RPA	VBA	AI
プログラミング知識	基本的に不要	必要	不要
データの処理スピード	遅い	早い	早い
コスト	安い	普通	高い
ツール間の連携	連携しやすい	基本的に連携できない	連携しやすい

VBAの特徴とRPAとの違い

VBAは、ExcelやAccessに組み込むマクロのプログラミング言語です。VBAの活用で業務は効率化されますが、ExcelやAccessのアプリケーション内でのみ活躍します。VBAを組み込むためにはプログラミングスキルが必要であり、開発コストがかかります。

一方RPAは、アプリケーションを選ばずに業務の効率化・自動化ができます。プログラミングスキルがなくても、一定のシナリオを作成できコストを抑えられます。エンジニアでなくてもシナリオを作成できるため、各部門の担当者自ら作成ができる点は大きなメリットといえます。

AIの特徴とRPAとの違い

AIは様々なツールに組み込まれている自動学習のシステムで、人間が指示を出さなくてもAIが判断します。人がやっていた業務は徐々にAIに移管され、大量データに基づいて業務を判断しながら自動化できます。

比べてRPAは、人間がシナリオを作成した指示に合わせて単純作業を自動化させるツールです。難しい判断やイレギュラー対応には弱い特徴があります。ただし、単純作業にはRPAが適しており、AIに比べるとコストが安く導入までが早い点はメリットといえるでしょう。

RPAを導入するメリット

RPAを導入するメリットは、以下のとおりです。

RPA最大のメリットはコスト削減です。これまで、人の手で行っていた業務をRPAに任せることで人件費を大きく削減できます。RPAの導入により、基幹システムの改訂や新規システムの導入費用をかけずに業務効率化を図れるようになります。

RPAを導入する際のデメリット

RPAを導入する際のデメリットは、以下のとおりです。

RPAのシナリオを組むためには、知識を有した人材が必要です。アプリケーションの変更が発生するとRPAが動作しなくなるため、突発的なイレギュラーが起こった際に対応可能な人材が必要なのです。社内でRPAを活用できる人材を教育する手間やコストがかかることはデメリットといえるでしょう。

また、ネットワークにつながったRPAは外部から不正アクセスされる可能性もあります。そのため、機器のアップデートを常に最新へ保つなど、セキュリティ対策を行うことが重要です。

RPAの種類

RPAが稼働する場所によって「サーバー型」「デスクトップ型」「クラウド型」の3種類に分かれます。社内において、何をしたいかによって選定方法が異なってきます。

● サーバー型
自社のサーバーに組み込ませる場合は、セキュリティが強固なため大量のデータを取り扱えます。部門間の業務を横断して一括管理したい企業に適しており、全社的に導入しやすい点はメリットといえるでしょう。

● デスクトップ型
1台のパソコンにRPAをインストールして稼働させます。RPAを初めて取り扱う企業にとってはスモールスタートしやすいでしょう。部門単位や個人で管理でき、情報漏洩のリスク軽減になります。

● クラウド型
クラウドサービスにおけるRPA機能をライセンス契約によって月額制で利用します。運用・保守の作業をクラウド事業者へ委託できるため、社内エンジニアの負担を軽減したい企業に適しています。利用するライセンス数に対して課金されるため、トライアルで利用できる点もメリットです。

RPAを導入するときの目安費用

RPAを導入する際には、イニシャルコスト（初期費用）とランニングコスト（月額費用）が必要です。
ここでは、RPAそれぞれの種類ごとの相場を紹介します。

種類	イニシャルコストの目安	ランニングコストの目安
サーバー型	10万円～	30万円～120万円/月
デスクトップ型	0円～50万円	5万円/月～
クラウド型	30万円～50万円/月	10万円/月～

RPAを導入するときのポイントは目的・目標の設定

RPAを導入する際の流れは以下のとおりです。

1. RPAを導入する目的・目標を設定する
2. 既存業務のプロセスと業務量を確認する
3. 導入するRPAツールを選定する
4. 無料トライアルにてRPAを試してみる
5. 一部の業務でRPAを稼働させてみる
6. 一部の業務で稼働させた結果を検証し、他の業務に展開する
7. 導入効果を全社的に検証し、改善を繰り返す

特に、RPAを導入する目的・目標の設定が重要です。「世間的に流行しているから」「他社も導入しているから」といった安直な理由で導入しないようにしましょう。それでは十分な導入効果を得られず、コストの無駄となりかねないからです。RPA導入の目的を明確にすることで、仮説を立てやすくなり検証と改善をブレずに進められるようになります。

以降では、RPA導入において重要視される目的や目標の設定、活用方法の選定について解説します。

導入の目的を決定

RPAを導入する目的を明確にしましょう。目的を明確にすることで、導入までの準備と計画が立てやすくなり導入後の検証にも役立ちます。

例えば、「生産性を向上したいのか」「人材不足を補いたいのか」など、社内においてなぜRPAを導入すべきなのかという背景を整理します。背景をもとに自社の課題を明確にした上で、導入目的を設定します。

RPAの活用方法についての選定

RPAの活用によって「現在の業務を自動化できるのか」、「導入コストとバランスが取れるのか」を検討し導入にマッチした業務を選定します。同時に、目的を明確にする際に洗い出した課題をRPAで改善できるのかを考察します。

各業務における課題は必ずしもRPAに適しているとは限らないため、特徴を十分に理解した上で対象業務を選定しましょう。

達成するべき目標を設定

RPAの導入目的にあった達成すべき目標を設定します。RPAの目標は、定量的な数値にしておくと後々の検証がしやすくなります。

例えば、人件費を削減したいのであれば「残業時間の20％削減」や「プロジェクト収支の10%向上」と設定します。

目標の成果を定期的に検証し、改善を繰り返しながら目標の見直しをしていくことで、より効果的にRPAを活用できるようになります。

まとめ

RPAとは、事務作業や単純作業を効率化させるためのツールです。ただし、RPAには適した業務・適さない業務があります。導入する際には既存業務の課題を洗い出し、明確な目的の設定が重要です。

初めてRPAを導入する企業は、コストを抑えたスモールスタートも可能で、定期的に効果を検証することで大きな失敗を防げます。

この記事をきっかけに、コスト削減や生産性向上に役立つRPAの導入を検討されてはいかがでしょうか。