ホームページ運用は何をすれば良い？作業項目とその効果について

ホームページを作ったものの、その後どのようにして運用していけば良いのか。

そもそも運用とは何なのか、そのまま放置はダメなのか。

こういった疑問を持たれている方は案外多く、せっかく作ったホームページがうまく活用できていないケースがあります。

そこで今回は、ホームページの運用について具体的な作業内容やその効果などをご紹介します。

そもそもホームページの運用とは？

初めてのホームページだったり、インターネットに馴染みのない方にとっては、ホームページの運用と言われてもピンと来ないでしょう。

そこで、まずはホームページ運用そのものについてご紹介します。

運用の意味

ホームページの運用とは、その言葉のままですがホームページを運用していくことを意味します。

店舗の運営と聞けば、商品の仕入れや販売だけではなく、その土地や建物の賃料の支払いや従業員のお給料の支払いなど、なんとなくイメージできるかと思います。

ホームページの運用もこれと同じで、その対象がリアルなものかWeb上で行うものかの違いとなります。

費用はかかるのか

そしてホームページの運用には基本的に費用が掛かります。ここも実店舗の運用と似通った内容となります。

例えば、実店舗で言う賃料はホームページで言えばサーバーに該当し、自前でサーバーを購入したりしない限りはレンタル料が必要になります。

また、ホームページで新着情報や更新をかけるためには人の手が必要になりますので、その作業を行う従業員に支払うお給料も必要になります。

費用感はホームページにどれだけの環境を用意するかにもよりますが、他にも細々した費用も必要になりますので運用には費用が掛かることは間違いありません。

目的によって運用内容は異なる

具体的なホームページの運用内容に関しては、そのホームページの目的次第で大きく変わります。

単に名刺代わりになるホームページがあれば良いという目的であれば、運用内容としてはそのホームページがそのまま存在し続けられる状態を維持するだけですので、運用内容はサーバーやドメインの契約更新を行うだけという非常にシンプルなものになります。

しかし、作成したホームページにユーザーを集客して、そこから会社の商品やサービスの購入に繋げる目的である場合は運用内容は多岐に渡ります。集客に関する運用だけでも何通りもの運用方法があり、ホームページ内での誘導やそのユーザーのアクセスや行動の解析などやるべきことは大量にあります。

なのでホームページの運用について考える前に、まずはホームページの目的を明確にしておくことが重要になります。

ホームページ運用の作業項目

ホームページの運用には様々な作業項目が存在します。

もちろん前述でもご紹介の通り、運用に必要な作業内容はホームページの目的によっても異なりますが、多くの場合は以下でご紹介する作業項目のいずれかを行うことになります。

ホームページの更新

企業やサービス、商品について新着情報などがあれば新着情報などとして掲載して、ホームページ訪問者に対して告知するといったホームページの更新を行います。

これは当然企業にとってはユーザーに新しい情報を知ってもらえる機会にもなりますし、こういった更新があることによって会社自体がしっかりと動いていることの証明にもなります。

この更新を怠った場合、何年も変わらず営業しているにも関わらず更新が数年前で止まっているホームページを見たユーザーが「廃業してしまったのかな？」と勘違いしてしまうリスクがあります。

よって、ホームページは特に告知する情報がない場合でも、1年に1回は新年のあいさつ等の情報を更新しておくべきでしょう。

コンテンツの作成

多くの企業では定期的に新商品や新サービス、期間を区切ったキャンペーンなど新しいコンテンツを展開されます。

その際、当然ホームページにはその情報を紹介するページを作成し、より詳細な情報をユーザ―に認知してもらう必要があります。

こういったページなどのコンテンツを作成することも、ホームページの運用項目の一つです。

他にも季節ごとの行事に関連する企業であれば、季節やイベントごとに入れ替える画像を作成する作業もコンテンツ作成に該当します。

広告管理

企業の中にはGoogleやYahoo!などからの検索だけではなく、広告を出稿して他の経路からもホームページへ集客を促す施策を行う場合があります。

広告の出稿方法に関しては、常に出し続けたりイベントや季節限定など条件付きで出稿したりと、その施策内容は扱う商品やサービスによって異なります。

また、広告といってもWeb上で行う広告だけではなく、駅構内やエレベーター、タクシー内や新聞・雑誌といったリアル環境での広告もあります。

リアル環境での広告に関してはホームページの運用から遠くなることもありますが、Web上での広告に関してはホームページ運用に該当する作業項目となります。

メディアの追加・更新

企業のホームページだけではなく、そこから派生させたメディアサイトや企業ブログを作成し、そこで有益な情報を発信し続けることもホームページの運用項目の一つです。

ちょうど今ご覧いただいているこのサイトがカゴヤ・ジャパン(https://www.kagoya.jp/)のメディアサイトに該当します。

メディアサイトや企業ブログの目的は企業自体が継続していることの証明のために更新したり、より多くのユーザーに企業について知ってもらうため、ドメインパワーを付けるためなど様々なメリットがあります。

もちろんホームページにプラスで管理する必要がありますので、それに対して人員を割く必要はあるというデメリットもありますが、うまく活用できればメリットの方が大きくなることが期待できる運用項目です。

アクセス解析

ホームページへは様々な経路からユーザーが訪問しますが、何もしなければそういった経路でユーザーがやってきたかは分かりません。

加えて、訪問ユーザーはホームページのどのページから入ってきて、どの様な動きをするのか、どのページにどれだけの時間滞在したのかといった情報もそのままでは数値として確認することができません。

そこで運用項目の一つであるアクセス解析が役に立ちます。

アクセス解析を行うことで、どこからユーザーが入ってきたのかやどのようなページ遷移をしたのか、特定のページで滞在時間が短く離脱率が高いかなど分析を行うための情報を揃えることができ、その情報をもってホームページをより高品質なものへ改善できるようになります。

契約の確認・更新

ホームページの作成時にはサーバーとドメインの契約が必要となります。そしてどちらも基本的には買い切り型ではありませんので、どこかのタイミングで契約更新が必要になります。

サーバー	サーバー提供事業者によって1ヶ月・3か月・1年など契約期間が異なる。
ドメイン	基本的には1年ごとに契約更新が必要になる。

これらの契約更新を忘れてしまい契約が満了してしまった場合、どちらか一方でも欠けた時点でホームページが表示されなくなり、最悪の場合は契約しなおしても元のホームページに戻せなくなる可能性もあります。

他にも使用しているホームページのCMSやツール等で、契約更新が必要なものがある場合も同様に、確認を怠らず確実に更新を行わなければ、ホームページ自体に不具合が生じる可能性があります。

ある意味では、ホームページの運用項目の中で最も重要な部分となりますので、特にホームページ担当者が変更となる場合にはしっかりと引継ぎを行う必要があります。

サイト保守関連の管理

ホームページの更新などはサイト管理者が専用の場所からログインして実施することができます。

しかし、悪意のある第三者がそのログイン場所を特定し、更にログイン情報を入手して不正アクセスを試みることがあります。

そうなれば、ホームページ内のコンテンツの改ざんや、顧客情報をホームページを格納している場所に保管している場合は顧客情報の流出に繋がることもあります。

こういった被害はホームページのセキュリティをしっかりと強固にしておくことで防ぐことが可能です。パスワードの管理はもちろんのこと外部からのアクセスがないかログを確認したり、特定のIP以外からのログインを拒否するなど普段からサイト保守に気を配ることもホームページ運用の一つです。

トラブル時の対応

自社が扱うサービスや商品などにトラブルが起きた場合には、ホームページにて迅速な周知が被害拡大を抑えることがあります。

他にも店舗経営の場合は台風や地震などの自然災害等の理由で急遽営業しない場合なども、ホームページ等で周知するといった手段が取られます。

こういったトラブル時の対応もホームページ更新に近い作業項目ではありますが、ホームページ運用には必要な作業となります。

お問い合わせ対応

ホームページにお問い合わせページを設置している場合は、そこからのお問い合わせに対しても対応を行う必要があります。

このお問い合わせ対応は企業によってはホームページの運用ではなく、サポート窓口の部署が担当することもありますので、一概にホームページ運用の作業項目に該当するとは言えませんが、問合せ後の対応がよりスムーズになるように問い合わせの際の入力項目を増やしたり改修したりといった作業は運用作業に該当します。

些細なことではありますが、こういった小さな作業を行うことでその後の対応がスムーズになり、そこから対応が評価され知名度アップや売り上げに繋がる可能性を秘めている部分でもありますので、意外と重要な運用項目の一つとなっています。

運用による効果について

ホームページの運用には人が必要な上に、実施する作業項目が多ければかなりの時間をとられます。

人手と時間がかかればかかるほど人件費は増加しますが、運用方法を間違えなければ人件費以上のメリットを享受することが可能です。

サイト訪問ユーザーが増える

ホームページの更新やメディア・ブログ等の運用を行うことで、Google検索などで検索結果の上位に表示される可能性が高まります。

検索で上位表示されれば、それだけクリックされる確率が高くなり、ホームページに訪れコンテンツを見てくれるユーザーが増えます。

集客力を付けることができれば、あとはそれを上手く活用し会社の認知度を上げたり商品やサービスの宣伝など、次に活かすことができる環境を手に入れたことになります。

会社の業績アップに繋がる

ホームページに訪問するユーザーが増えれば、上記でご紹介の通りそこで紹介している自社サービスや自社商品が訪問ユーザーに認知されます。

そしてそれが集客したユーザーの需要にマッチしたサービスや商品であった場合は、購入・契約といったアクションが起こります。ホームページは365日24時間常に公開されているWebサイトですので、これが定期的に起こることで会社の業績アップに繋がります。

ただし、広告を出稿する場合に関しては先に広告費が発生しますので、そこからの集客で広告費以上の成果を得る必要があります。

リスク回避にもなる

ホームページをしっかりと運用していくことは、単に企業の業績などプラスを増やしていくだけではなく、マイナスになりえるリスクを回避することにもなります。

SNSやレビューサイトがよく見られる時代ですので、サイト更新のミスや問合せ対応の遅延、トラブル時の対応を疎かにすることで、そういった場所への書き込みが発生し悪評が広まる可能性があります。

そのためホームページの運用を、特にユーザーと直接のやり取りが必要になる場面では迅速かつ丁寧に行うことでリスク回避が可能となり、場合によってはそこから評価に繋がり更なる集客に繋げられる可能性も広がっていきます。

ホームページ運用における注意点

そんなホームページの運用ですが、ホームページ自体が台無しになってしまいかねない注意点がいくつかあります。

最悪の場合、利益が出ないどころか損失が発生してしまうケースもありえます。

サーバーやドメインの期限切れ

運用項目の契約更新のご紹介でも触れましたが、ホームページに使用しているサーバーとドメインの契約期限切れだけは絶対に防ぐ必要があります。

サーバーの契約が切れてしまい、格納しているファイルが全て消えてしまうとそれまでに作成してきたコンテンツが全て消えてしまい、再度構築しなおす必要があります。

ドメインの契約が切れた場合は、同じドメインを契約しなおすことで復元は可能ですが、運用年数の長いドメインはそれだけで価値があるドメインとみなされるため、別の事業者に契約されて所有権を失ってしまうリスクがあります。

多くの場合、サーバーやドメインの提供事業者は自動契約更新の機能を取り入れていますので、何か事情がない限りは自動更新をONにしておくことが推奨されます。

外部からの攻撃

ホームページへの不正アクセスも注意すべき項目の一つです。

「うちは大手じゃないから狙われることはないだろう」と油断してパスワードを社名や社員名など簡単なものにしたことが原因で不正アクセスを許してしまい、サイト内に詐欺サイトへ誘導するリンクを設置されたり、ユーザーがサイト内で入力する個人情報がそのまま悪意のある第三者に送信されたりといったケースも過去にあります。

こうなると、自社内だけの問題に留まらずユーザー側に被害を広げてしまったことで、その損害を企業が補償しなければいけなくなったり、不正アクセスや情報流出のニュースにより企業の信用面でも大きな損失となります。

更に外部からの攻撃というのはパスワードを複雑にすれば大丈夫という訳ではありません。WordPressというCMSを利用してホームページを作成している場合であれば、新たに発見された脆弱性を改善する為にリリースされたバージョンアップを適用させずに放置したことで、そこから不正アクセスを許してしまうという事例もあります。

よって、基本的な保守の部分はもちろんのこと、毎日ホームページやログを監視できないのであればバージョンアップの自動更新をONにしておく、定期的に脆弱性診断を行うなどの対策が推奨されます。

目的と予算が合っていない

ホームページの目的と予算が合っていないと、そこから得られるメリット以上に費用がかかり本末転倒になるケースがあります。

例えば名刺代わりとしてのホームページでアクセス数も多くないことが予想されるにも関わらず、ECサイトなどに使用されるハイスペックなサーバーを契約してしまうと、当然ホームページの維持だけでも年間で大きな支出になってしまいます。

反対に、費用を抑えすぎることも問題です。広告に出稿したり集客用のページを大量に持っているホームページであるにも関わらず低スペックのサーバーを契約してしまうと、大量のアクセス数にサーバーが耐え切れずにサイト表示速度が極端に遅くなったり頻繁にサーバーが落ちてしまい、当初のホームページの目的を果たせなくなります。

なので、アクセス数を必要としないホームページであれば共用サーバーといったリーズナブルなサーバーを、大量アクセスが予想されるホームページであればスペックの高い専用サーバーといった具合に最適なサーバーを選ぶことが重要となります。

引継ぎの失敗

ホームページの運用を担当する人材が部署移動や離職により変更せざるえない状況になった場合には、他の従業員が運用作業を引き継げる状態にしておく必要があります。

そのためには、引継ぎを完璧に行える時間を確保したり、事前に運用方法をマニュアル化しておく必要があります。

この引継ぎ作業を失敗してしまうと、誰もホームページを更新できないという最悪な状況に陥る可能性もあります。

また、事前に担当者の変更が分かっている場合であれば最低限の引継ぎは可能でしょうが、交通事故や急な病気などでその僅かな時間すら用意できない可能性も考えれば、特に担当者の変更予定がない状態であったとしてもマニュアルは作成しておくべきでしょう。

売上に繋がらない

人件費をかけてメディアやブログを更新し続けたり、お金をかけて広告をうったものの売上に繋がらないケースもあります。

もちろんこの分野はPDCAを回して徐々に数字を上げていく施策が必要になる分野ですので、初めから上手くいくとは限りません。

だからといって効果的に運用できていない状態を放置したり、闇雲に広告を出し続けても売上に繋がる可能性は極めて低いままとなりますので、しっかりと分析を行ってホームページや広告用LPを改善していく必要があります。

運用代行という手段もある

このようにホームページを効果的に運用していくことは企業の発展だけではなく、リスク回避の側面も持ち併せているため、手を抜くことができません。

とはいえ、運用には人手が必要なことはもちろん、一定以上の知識や経験が必要になるため人材の確保や育成には時間が掛かります。

そこで運用方法の一つの手段として、運用代行という選択肢が存在します。

運用代行のメリット

ホームページの運用代行を選択することで、以下のメリットを受けることができます。

これらのメリットの中でも、特に3つ目の経験豊富なスタッフが運用を代行してくれる点は大きなメリットになります。基本的に代行の依頼先は、様々な業界の代行案件を何件もこなしてきた経験があるため、自社だけでは気付けない様々な視点から自社のホームページ運用方法を立案・実施してもらえます。

運用代行のデメリット

ホームページの運用代行にはメリットがある反面、デメリットも存在します。

継続的に費用がかかる点については、専任の従業員を雇う場合にも発生するものですので、相場以上の金額でもない限りはそこまで大きなデメリットになりません。

それ以上に、運用でPDCAを回すことで蓄積されるノウハウが外注にすることで社内に貯まらず、運用代行から内製に切り替えるタイミングを失ってしまうデメリットがあります。それだけではなく、万が一代行会社が倒産してしまい急に内製に切り替える必要があってもノウハウがない状態からスタート、別の外注会社を探すにしても運用方法や目的の共有などに時間が掛かってしまうことになります。

まとめ

ホームページの運用には人手と時間がかかりますが、ホームページの目的に適した運用作業を行うことで会社に様々な利益をもたらすことが可能です。

まずはホームページの目的を明確にし、その目的に対して必要な運用項目を洗い出し実施することが、効果的なホームページにする第一歩となります。

もし、自社内で運用に関して経験やノウハウがなく、それを実行できる人材もいない場合は運用代行という選択肢もあります。

いずれにしても、運用に関しては継続的にPDCAを回すことが必須となりますので、長期的な視点をもってじっくりと取り組むことが推奨されます。